Een prospectlijst maken die je echt gebruikt

Een prospectlijst maken klinkt als iets voor later, maar het is het eerste echte werk als je nieuwe klanten wilt benaderen. Zo'n lijst is geen adresboek waar je namen in gooit. Het is een werkinstrument: per bedrijf leg je vast wie het is, waarom het bij je past en hoe ver je in het gesprek bent.

Wie alleen namen zonder context verzamelt, mailt straks blind. Over drie weken weet je dan niet meer waarom dat ene installatiebedrijf uit Zwolle op je lijst stond, laat staan waar dat e-mailadres vandaan kwam. In deze gids zet je stap voor stap een lijst op die je echt gebruikt, en je downloadt een gratis template in Excel en CSV om direct mee te beginnen.

Wat hoort er op een goede prospectlijst?

Een goede lijst is klein genoeg om te overzien en vol genoeg om mee te werken. Negen kolommen zijn daarvoor genoeg. Meer kolommen voelen professioneel, maar elke extra kolom is er een die je straks niet bijhoudt.

Bedrijfsnaam

De officiële naam van het bedrijf, zoals je die op de website of in het Handelsregister vindt.

Branche

Het vakgebied, zodat je later kunt filteren en je aanpak per branche kunt afstemmen.

Plaats

De vestigingsplaats, handig als je per regio werkt of bezoeken wilt combineren.

Website

Het adres van de site, zodat je met één klik kunt checken of het bedrijf nog bij je past.

E-mailadres

Het zakelijke adres dat je benadert, bij voorkeur een adres dat het bedrijf zelf op zijn site publiceert.

Bron-URL

De pagina waar je het e-mailadres vond, zodat je de herkomst later kunt terugvinden.

Datum gecontroleerd

De dag waarop je het adres voor het laatst hebt gecheckt, zodat je weet hoe vers je gegevens zijn.

Status

Waar je met dit bedrijf staat in je acquisitie, in één woord.

Notities

Alles wat je straks helpt in het gesprek, van een opvallende dienst tot de naam van een contactpersoon.

Welke statussen je gebruikt, kies je zelf. Vier is vaak genoeg: Nieuw voor bedrijven die je nog niet hebt benaderd, Benaderd zodra je eerste mail de deur uit is, In gesprek als er een reactie is, en Niet nu voor bedrijven die later passen. Wie aangeeft nooit geïnteresseerd te zijn, haal je van de lijst. Zo blijft je lijst een overzicht van kansen in plaats van een archief van afwijzingen.

Van vaag doelgroepidee naar een concrete lijst

1. Scherp je doelgroep aan. "Mkb-bedrijven" is geen doelgroep maar een half land. Werk eerst je ideale klantprofiel uit, bijvoorbeeld met ons template voor een ideaal klantprofiel, zodat je weet welke branche, omvang en regio je zoekt.
2. Kies één branche en één plaats. Klein beginnen is geen gebrek aan ambitie maar een manier om scherp te blijven: honderd loodgieters in Gelderland zijn makkelijker te verwerken dan duizenden bedrijven door heel Nederland.
3. Verzamel kandidaten. Noteer naam, plaats en website van elk bedrijf dat er op het eerste gezicht uitziet als een kandidaat. Check daarbij meteen het KVK Handelsregister: daar zie je gratis of het bedrijf echt bestaat en waar het officieel zit.
4. Kwalificeer elke kandidaat. Open de website en bepaal of dit bedrijf echt bij je aanbod past. Alles dat niet past, gaat er direct af.
5. Houd status en notities bij. Elke keer dat je mailt, belt of een reactie krijgt, werk je de rij bij, zodat je lijst altijd de werkelijkheid weergeeft.

Waarom bron en datum er altijd bij horen

Over drie maanden kijk je naar je lijst en zie je een adres als info@voorbeeld.example. Klopt dat nog? Waar komt het vandaan? Zonder bron-URL is dat giswerk en begin je opnieuw met zoeken. Met bron-URL klik je één keer en zie je de pagina waar het bedrijf het adres zelf publiceerde. Dat scheelt je elke keer opnieuw speurwerk.

Websites veranderen vaker dan je denkt. Bedrijven verhuizen, wisselen van contactpersoon of passen hun contactpagina aan. Een datum waarop je het adres voor het laatst controleerde, dwingt je om eerlijk te zijn over hoe vers je gegevens zijn. Ligt die controle drie maanden terug, dan check je de bronpagina opnieuw voordat je mailt. Een minuut werk, en het voorkomt mails die terugkomen of bij niemand aankomen.

Kwalificeren blijft mensenwerk

Geen enkele tool bepaalt of een bedrijf bij je past. Een zoekmachine vindt bedrijven in een branche en een plaats, maar of die webwinkel uit Amersfoort jouw product kan gebruiken, zie je pas als je de site leest. Neem daar per bedrijf een halve minuut voor. Drie vragen zijn genoeg: is het bedrijf actief in jouw regio, heeft het ongeveer de omvang die je zoekt, en past jouw aanbod bij wat zij doen?

Schrappen is ook kwalificeren. Een lijst van tweehonderd bedrijven waarvan de helft eigenlijk niet past, voelt als vooruitgang maar levert vooral teleurstelling op. Twintig goed gekozen bedrijven waarvan je weet waarom ze op je lijst staan, werken beter. Je tijd is te duur om bij elk mailtje detective te spelen, dus doe dat denkwerk nu, tijdens het opbouwen van de lijst.

Je lijst vullen met passende bedrijven

Het duurste deel van een prospectlijst is het verzamelen: bedrijven zoeken, websites openen, e-mailadressen overtypen. Precies daarvoor is LekkerMailen gebouwd. Je zoekt Nederlandse bedrijven op branche en plaats en ontgrendelt per bedrijf met 1 credit het zakelijke e-mailadres dat het bedrijf zelf op zijn eigen website publiceert. Export als CSV hoort erbij, met bij elk adres de website en de datum waarop we het daar voor het laatst zagen, zodat je de resultaten zo in je lijst overneemt. LekkerMailen verstuurt zelf nooit e-mails; mailen doe je vanuit je eigen mailbox.

Zoeken kost niets: log in met Google en je ziet meteen welke bedrijven we in jouw branche en plaats hebben gevonden. Wil je eerst rondkijken, dan kun je de demo op de homepage proberen, die werkt met fictieve voorbeelddata.

Zorg daarnaast dat de basis staat. Richt je lijst in met het template, leg je aanpak vast in een acquisitieplan en lees in onze gids over koude acquisitie hoe je de eerste benadering aanpakt. Dan hoef je straks alleen nog te zoeken, te exporteren en te beginnen.